Enregistrer et transcrire un entretien d'embauche

Un entretien d'embauche peut être enregistré et transcrit avec un outil d'IA, à deux conditions : le candidat est informé avant, et il peut refuser sans que cela pèse sur sa candidature. L'enregistrement est une collecte de données personnelles. Il doit donc être encadré comme les autres, avec une information écrite, une durée de conservation et une personne responsable.

1. Informer avant l'entretien

L'article 13 du RGPD, lu sur gdpr-info.eu, demande au responsable d'indiquer au moment de la collecte son identité, les finalités du traitement, sa base juridique, les destinataires éventuels, la durée de conservation ou les critères qui la fixent, et les droits de la personne. Il doit aussi indiquer la possibilité de retirer son consentement à tout moment, quand le traitement repose sur le consentement, et le droit de réclamer auprès d'une autorité de contrôle.

Pour un enregistrement, cela veut dire une mention écrite avant la date de l'entretien, dans la convocation ou dans un message dédié. Elle précise que l'entretien est enregistré, par quel outil, qui y a accès, et combien de temps le fichier est gardé.

2. Un consentement libre, pas une formalité

L'article 7 du RGPD, lu sur gdpr-info.eu, pose trois règles utiles ici. Le responsable doit pouvoir démontrer que la personne a consenti. Le retrait doit être aussi facile que le consentement. Et, pour juger si le consentement est libre, on tient compte du fait que la fourniture d'un service, ou l'exécution d'un contrat, ne doit pas dépendre d'un consentement à un traitement qui n'est pas nécessaire à ce contrat.

Dans la pratique, un candidat qui refuse l'enregistrement ne doit pas se retrouver désavantagé. Il est prudent de proposer une prise de notes à la main comme solution de remplacement, et de ne rien écrire dans le compte rendu qui dépende de l'enregistrement.

3. Combien de temps garder l'enregistrement

La CNIL, sur sa page consacrée aux durées de conservation (lue le 15/11/2026), donne un exemple dans le cadre des ressources humaines : les données d'un candidat non retenu sont conservées pendant 2 ans au maximum, sauf s'il demande leur effacement. C'est un exemple, pas une règle propre aux enregistrements audio. La page ne donne pas de durée pour un fichier audio.

En pratique, il faut donc choisir une durée courte, la justifier par écrit, et la supprimer à son terme. Un enregistrement n'a pas besoin de durer aussi longtemps que le dossier de candidature. Le délégué à la protection des données ou un juriste fixe la durée retenue.

4. La transcription

Une transcription est une copie du contenu de l'entretien, donc une donnée personnelle. Elle doit suivre les mêmes règles que l'enregistrement : information, durée, accès limité. Elle est plus facile à relire qu'un son, et plus facile à diffuser par erreur.

Trois points de contrôle :

• Relire la transcription et corriger les erreurs avant de l'utiliser. Un outil de transcription se trompe, surtout sur les noms et les termes techniques.
• Ne pas garder la transcription plus longtemps que la décision.
• Vérifier où l'outil envoie l'audio : hébergement, sous-traitant, éventuelle réutilisation pour entraîner un modèle. Ces questions se posent au fournisseur avant le premier entretien.

Pour le principe général de la transcription d'entretiens, le réseau a deux pages utiles : transcrire un entretien qualitatif et transcription audio et RGPD.

5. Ce qu'un outil d'analyse ne doit pas faire sans un contrôle

Certains outils ne se contentent pas de transcrire : ils proposent une analyse de la voix, du ton ou des expressions du candidat. Cette fonction pose des questions particulières, qui ne relèvent pas de cette page. Le réseau a un site sur l'AI Act, ai-act.cercle-ia.tech, qui traite des pratiques interdites et des systèmes à haut risque. Avant de l'activer, il faut poser la question à un juriste.

Ce que cette page ne dit pas

Elle ne donne pas d'avis juridique. La durée de deux ans citée provient d'un exemple de la CNIL, lu le 15/11/2026, et non d'une règle propre aux enregistrements. Le consentement est traité ici à partir du texte de l'article 7 lu en anglais. Une situation précise demande l'avis du délégué à la protection des données ou d'un juriste.