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Grille d'entretien structurée : méthode
Construire une grille d'entretien avec les mêmes critères pour chaque candidat, une échelle de notation commune, et une IA qui prépare sans décider.
Mis à jour le
Une grille d'entretien structurée pose les mêmes questions, sur les mêmes critères, avec la même échelle de notation, à chaque candidat d'un même poste. Elle permet de comparer des personnes entre elles, et d'expliquer une décision. Une IA peut aider à préparer la grille, à reformuler des questions et à vérifier qu'elles ne visent rien d'interdit. Elle ne doit ni noter un candidat, ni le classer, ni décider à sa place.
1. Partir de la fiche de poste
La grille commence par la fiche de poste, et non par les CV reçus. Lister les missions réelles du poste, puis les compétences qu'elles demandent. Une compétence qui n'est pas utilisée dans les tâches n'a pas sa place dans la grille. Si l'équipe a du mal à l'écrire, c'est un signal que le poste n'est pas encore défini.
2. Choisir peu de critères
Une grille efficace repose sur quelques critères, pas sur une liste de qualités. Par exemple : maîtrise d'un outil précis, capacité à traiter un cas type, expérience d'un environnement semblable, qualité de la communication avec un client. Trop de critères diluent la comparaison, et favorisent les impressions générales.
Chaque critère doit pouvoir se vérifier dans l'entretien. « Bon relationnel » ne se vérifie pas ; « expliquer un problème technique à quelqu'un qui n'est pas du métier » se vérifie.
3. Écrire les questions et les attendus
Pour chaque critère, préparer :
- une question ouverte, du type « Racontez une situation où vous avez... » ;
- une mise en situation courte, en lien avec un cas réel du poste ;
- les éléments attendus dans une bonne réponse, notés à l'avance.
La même question est posée à tous les candidats, dans le même ordre. Les relances doivent aussi être standard : « pouvez-vous préciser ? » reste ouverte, « vous n'avez pas l'air sûr » ne l'est pas.
4. Définir l'échelle de notation
Une échelle à quatre niveaux, par exemple « insuffisant », « partiel », « satisfaisant », « très satisfaisant », fonctionne bien à condition que chaque niveau soit défini par des exemples de réponses. Sans définition, deux évaluateurs ne notent pas de la même façon, et la grille ne sert à rien.
Chaque évaluateur note seul, avant la discussion. La mise en commun vient après. Cela évite qu'un avis fort entraîne les autres.
5. Éviter les questions qui visent un critère interdit
L'article L1132-1 du Code du travail, lu sur code.travail.gouv.fr, interdit d'écarter une personne d'une procédure de recrutement en raison de plusieurs motifs, dont l'origine, le sexe, l'âge, la situation de famille, la grossesse, l'état de santé et le handicap. Une question qui conduit vers l'un de ces motifs, même par curiosité, n'a pas sa place dans un entretien.
La règle pratique : toute question doit se rattacher à une compétence du poste. Une question sur les projets familiaux, l'état de santé ou les origines ne se rattache à aucune compétence. Une fiche de questions relue avant l'entretien évite ces dérapages.
6. Ce que l'IA peut faire
Une IA peut, à partir de la fiche de poste :
- proposer une liste de questions ouvertes pour chaque critère ;
- proposer des mises en situation adaptées au poste ;
- reformuler une question pour la rendre plus claire ;
- relire la grille et signaler une question qui touche un motif interdit.
Ces usages aident à préparer. Ils ne donnent pas de réponse sur la valeur d'un candidat. Une question proposée par l'outil doit être relue par un humain, et conservée seulement si elle est reliée au poste.
7. Ce que l'IA ne doit pas faire
L'annexe III du règlement européen sur l'IA, lue sur artificialintelligenceact.eu, range parmi les systèmes à haut risque ceux qui sont destinés à évaluer les candidats. Un outil qui note une réponse d'entretien, ou qui attribue un score à un candidat, entre dans ce champ. Voir la page IA et recrutement : le haut risque dans l'AI Act.
L'article 22 du RGPD, lu sur gdpr-info.eu, interdit en principe de fonder une décision uniquement sur un traitement automatisé quand elle produit un effet significatif. Une note générée par une IA, suivie sans réflexion, peut créer exactement ce cas. La décision finale doit donc rester humaine, et la trace doit montrer qui a décidé et pourquoi.
8. Garder une trace
Pour chaque candidat, garder la grille remplie, les notes individuelles, et une phrase qui justifie la décision. Cette trace protège l'entreprise si une décision est contestée. Elle doit aussi respecter la durée de conservation annoncée au candidat. Voir la page sur la durée de conservation des CV.
9. Une méthode à tester
Avant de généraliser la grille, la tester sur deux ou trois entretiens réels, puis corriger les questions qui ne donnent rien. Relire ensuite les notes : si deux évaluateurs ont donné des notes très éloignées à la même réponse, la définition du niveau est à revoir.
Ce que cette page ne dit pas
Cette page n'avance aucun chiffre sur l'efficacité des entretiens structurés, parce qu'aucune source lue pendant cette session ne le donne. Elle ne donne pas d'avis juridique. Les articles lus l'ont été en version anglaise pour le RGPD et l'AI Act, et le texte français de l'article L1132-1 est lu sur le site du ministère du Travail.
Sources
Pages consultées pour écrire cet article :